Rusya, kereste ve kontrplaktan metal, tarım ürünü, gübre ve petrokimya ürünlerine kadar geniş bir tedarik kapasitesine sahiptir. Ancak Rusya’dan ürün satın almak yalnızca uygun fiyatlı bir tedarikçi bulmak anlamına gelmez. Üreticinin doğrulanması, teknik şartların yazılı hâle getirilmesi, ödeme risklerinin kontrol edilmesi, yükleme denetimi ve Türkiye’deki ithalat işlemleri tek bir süreç olarak yönetilmelidir.
Bu rehber, Rusya’dan Türkiye’ye ürün getirmek isteyen şirketler için tedarik sürecinin temel adımlarını ve başlıca kontrol noktalarını açıklamaktadır.
1. Satın alma talebini teknik olarak tanımlayın
Sağlıklı bir tedarik çalışması ürün adıyla değil, teknik şartnameyle başlar. Aynı ürün grubu içinde kalite sınıfı, ölçü, tolerans, nem oranı, kimyasal bileşim, ambalaj ve sertifika gereklilikleri değişebilir. Bu ayrıntılar baştan yazılmadığında alınan fiyat teklifleri birbiriyle karşılaştırılamaz.
Talep dosyasında en az şu bilgiler bulunmalıdır:
- Ürünün teknik adı ve mümkünse GTİP bilgisi
- Kalite sınıfı, ölçü ve toleranslar
- Sipariş miktarı ve planlanan tekrar sıklığı
- Ambalajlama ve etiketleme şartları
- İstenen analiz raporları ve sertifikalar
- Teslim şekli ve hedef teslim noktası
GTİP kodu kesinleşmemişse sevkiyattan önce gümrük müşaviriyle kontrol edilmelidir. Yanlış sınıflandırma; vergi, izin ve belge hesaplarının hatalı yapılmasına neden olabilir.
2. Üretici araştırması ile satıcı araştırmasını ayırın
Rusya’da internet üzerinden bulunan her teklif üreticiye ait değildir. Ticaret şirketleri, bölgesel distribütörler ve komisyoncular da üretici gibi sunum yapabilir. Aracı bir firmayla çalışmak her zaman yanlış değildir; ancak fiyatın, stok kaynağının ve teslim sorumluluğunun kimde olduğu açıkça bilinmelidir.
Üretici araştırmasında şirketin üretim lokasyonu, kapasitesi, ürün gamı ve ihracat tecrübesi incelenir. Satıcı araştırmasında ise ürünün gerçek kaynağı, stok durumu ve üreticiyle olan ticari ilişki doğrulanır. Amaç yalnızca en düşük fiyatı bulmak değil, verilen teklifin gerçekleştirilebilir olup olmadığını anlamaktır.
3. Rus tedarikçiyi doğrulayın
Fiyat görüşmesine geçmeden önce şirketin hukuki ve operasyonel varlığı kontrol edilmelidir. Rus tedarikçi doğrulama çalışması yalnızca web sitesine veya gönderilen şirket belgelerine bakılarak tamamlanamaz.
Kontrol kapsamında şu başlıklar incelenebilir:
- Şirketin vergi numarası ve güncel faaliyet durumu
- Yetkili kişi ve imza yetkisi
- Kayıtlı faaliyet alanı ile teklif edilen ürün arasındaki uyum
- Üretim veya depo adresinin gerçekliği
- Dava, icra, iflas ve tasfiye kayıtları
- İhracat yapabilme kapasitesi ve referanslar
- Banka hesabının sözleşmedeki şirketle eşleşmesi
Yüksek tutarlı veya süreklilik taşıyan alımlarda fiziksel fabrika ya da depo ziyareti yapılması daha güvenli bir değerlendirme sağlar. Ziyaret sırasında üretim hattı, stok, kalite sistemi ve sevkiyat hazırlığı yerinde görülebilir.
4. Teklifleri toplam maliyet üzerinden karşılaştırın
Rusya’dan ürün tedariğinde fabrika çıkış fiyatı tek başına karar vermek için yeterli değildir. Taşıma, ihracat işlemleri, sigorta, gümrük vergileri, KDV, belge maliyetleri, banka giderleri ve Türkiye içi teslimat toplam maliyetin parçalarıdır.
Teklif karşılaştırma tablosunda para birimi, Incoterms teslim şekli, ödeme planı, üretim süresi, yükleme noktası, taşıma türü ve geçerlilik süresi aynı formatta gösterilmelidir. Böylece görünürde ucuz olan bir teklifin lojistik veya belge maliyetleri nedeniyle daha pahalı hâle gelip gelmediği anlaşılır.
5. Numune ve kalite kontrol planını önceden belirleyin
Numune onayı ile seri sevkiyatın aynı kaliteyi taşıyacağı varsayılmamalıdır. Sipariş sözleşmesinde kabul kriterleri ve kontrol yöntemi açıkça tanımlanmalıdır. Ürüne göre gözle kontrol, ölçüm, tartım, nem testi, laboratuvar analizi veya fonksiyon testi uygulanabilir.
Sevkiyat öncesi kalite kontrol sırasında genel olarak şu noktalar doğrulanır:
- Ürün ve miktarın siparişle uyumu
- Ölçü, kalite sınıfı ve teknik değerler
- Ambalaj, paletleme ve yükleme güvenliği
- Etiket ve işaretlemeler
- Seri, lot veya parti bilgilerinin belgelerle eşleşmesi
- Konteyner veya aracın yüklemeye uygunluğu
Kontrol sonucu fotoğraf, video, ölçüm kaydı ve gerektiğinde analiz raporuyla belgelendirilmelidir. Uygunsuzluk varsa yükleme yapılmadan önce düzeltme planı oluşturulmalıdır.
6. Sözleşme ve ödeme koşullarını birlikte yönetin
Sözleşmede ürün tanımı, miktar, fiyat, teslim şekli, üretim süresi, kabul kriterleri, cezai şartlar ve uyuşmazlık çözüm yöntemi açık olmalıdır. Teknik şartname, ambalaj standardı ve kontrol formu sözleşmenin ekleri olarak tanımlanabilir.
Ödeme planı işlemin yapısına göre belirlenir. Peşin ödeme oranı, bakiye ödeme koşulu ve sevkiyat belgelerinin hangi aşamada teslim edileceği yazılı hâle getirilmelidir. Ödeme yapılacak hesabın sözleşme tarafına ait olduğu teyit edilmeden transfer yapılmamalıdır.
Rusya ile uluslararası ödeme kanalları dönemsel olarak değişebildiği için, kullanılacak yöntem her işlem öncesinde banka ve ilgili uzmanlarla güncel olarak kontrol edilmelidir. Resmî belge ve kayıt dışında kalan yöntemler hukuki ve mali risk oluşturabilir.
7. Lojistik rotayı ürün özelliklerine göre seçin
Rusya’dan Türkiye’ye taşıma; karayolu, denizyolu, demiryolu veya bunların birlikte kullanıldığı multimodal çözümlerle planlanabilir. En doğru rota yalnızca mesafeye göre belirlenmez. Ürünün hacmi, ağırlığı, yükleme noktası, teslim süresi, mevsim koşulları ve gümrük gereklilikleri birlikte değerlendirilir.
Kereste, tahıl, metal veya kimyasal ürünlerin taşıma ve ambalaj ihtiyaçları aynı değildir. Bu nedenle lojistik fiyatı alınmadan önce ürünün yükleme şekli, net ve brüt ağırlığı, hacmi, tehlikeli madde durumu ve sevkiyat partileri kesinleştirilmelidir.
8. Gümrük belgelerini yüklemeden önce kontrol edin
Ticari fatura, çeki listesi, taşıma belgesi, menşe belgesi, analiz raporu ve ürüne özel izin veya sertifikalar sevkiyat öncesinde kontrol edilmelidir. Belgelerdeki ürün tanımı, miktar, ağırlık, para birimi ve taraf bilgileri birbiriyle uyumlu olmalıdır.
Türkiye’de geçerli olacak ürün güvenliği ve ithalat düzenlemeleri GTİP koduna göre değişebilir. Bu nedenle yük yola çıkmadan önce gümrük müşaviri tarafından belge ön kontrolü yapılması, sınırda bekleme ve ek maliyet riskini azaltır.
Rusya’dan ürün tedariğinde sık yapılan hatalar
- Yalnızca birim fiyata göre tedarikçi seçmek
- Üretici ile aracı firmayı ayırt etmemek
- Teknik şartname oluşturmadan sipariş vermek
- Şirket ve banka hesabı doğrulamasını atlamak
- Numuneyi seri üretim için yeterli kabul etmek
- Yükleme öncesi kalite kontrol yapmamak
- GTİP ve ithalat belgelerini sevkiyat sonrasına bırakmak
- Taşıma ve gümrük giderlerini toplam maliyete eklememek
RFCONS süreci nasıl yönetir?
RFCONS, Rusya’daki fiziki operasyon yapısı ve profesyonel uzman ağıyla üretici araştırmasından sevkiyat koordinasyonuna kadar satın alma sürecini tek merkezden yönetir. Çalışmanın kapsamı ihtiyaca göre üretici bulma, şirket doğrulama, teklif toplama, müzakere, numune, sözleşme, kalite kontrol, yükleme, lojistik ve Türkiye’deki yerel gümrük süreçlerinin koordinasyonunu içerebilir.
Amaç, müşteriye yalnızca bir satıcı listesi vermek değil; satın alma kararını teknik, ticari ve operasyonel verilerle kontrol edilebilir hâle getirmektir.
Sık sorulan sorular
Rusya’dan hangi ürünler tedarik edilebilir?
Kereste, kontrplak, metal, tarım ürünü, gübre, kömür ve petrokimya ürünleri başlıca gruplar arasındadır. Tedarik imkânı; ürünün teknik şartlarına, miktarına, ihracat düzenlemelerine ve güncel lojistik koşullara göre değerlendirilir.
Rusya’daki üreticiyi yerinde kontrol etmek gerekli midir?
Her işlemde zorunlu değildir. Ancak yüksek tutarlı, teknik özellikli veya düzenli siparişlerde fabrika ve depo ziyareti önemli bir risk kontrolüdür.
Rusya’dan ithalat için fiyat nasıl hesaplanır?
Ürün fiyatına ihracat işlemleri, taşıma, sigorta, gümrük vergileri, KDV, belge maliyetleri ve Türkiye içi teslimat eklenerek toplam maliyet hesaplanır.
Süreç nereden başlatılmalıdır?
Ürün teknik şartnamesi, tahmini miktar, hedef teslim noktası ve planlanan satın alma takvimi paylaşılır. Bu bilgiler üzerinden üretici araştırması ve ön maliyet çalışması hazırlanabilir.