Tahıl ve tarım ürünleri yüksek hacimli, kalite değişkenliği bulunan ve zamanlamaya duyarlı ticaret kalemleridir. Rusya’dan buğday, arpa, mısır, bakliyat, yağlı tohum veya yem hammaddesi tedarik ederken ürünün ticari adı tek başına yeterli olmaz. Kalite parametreleri, numune alma yöntemi, kabul laboratuvarı, yükleme noktası ve belge seti sözleşmede birlikte tanımlanmalıdır.

Alıcı için önemli kriterler ürünün kullanım amacına göre değişir. Gıda, yem veya endüstriyel kullanım için aynı parametreler aranmaz. Hasat yılı, menşe bölgesi ve ürün çeşidiyle birlikte aşağıdaki değerler belirlenebilir:

• Nem oranı ve yabancı madde limiti
• Protein, gluten veya hektolitre ağırlığı
• Kırık, çimlenmiş veya zarar görmüş tane oranı
• Mikotoksin, pestisit ve ağır metal limitleri
• Canlı zararlı bulunmaması
• Koku, renk ve genel fiziksel durum

Temsili olmayan bir numune doğru laboratuvar sonucu vermez. Depo, kamyon, vagon veya gemi yükünde numunenin nereden, kaç noktadan ve hangi sıklıkla alınacağı önceden belirlenmelidir. Birleşik numune hazırlanması, mühürleme ve karşı numunenin saklanması olası uyuşmazlıklarda delil niteliği taşır.

Sözleşmede hangi laboratuvarın sonucu bağlayıcı kabul edileceği ve sonuçların tolerans dışında kalması halinde uygulanacak yöntem yazılmalıdır.

Teklif veren şirketin ürüne gerçekten sahip olup olmadığı veya hangi üretici ve depodan tedarik edeceği kontrol edilmelidir. Stok fotoğrafı tek başına yeterli değildir. Depo belgesi, ürün lotu, kapasite, önceki analiz raporları ve yükleme programı birlikte incelenebilir. Sezonluk ürünlerde fiyat kadar fiilî stok ve sevke hazır olma durumu önemlidir.

Ticari fatura, paket veya ağırlık listesi, menşe belgesi ve taşıma belgesine ek olarak bitki sağlığı sertifikası, fümigasyon belgesi, veteriner veya diğer kontrol belgeleri gerekebilir. Türkiye’de tarım ürünlerinin ithalatında yetkili kurumların izin ve kontrol süreçleri ürün bazında farklılaşır.

Yükleme öncesinde depo ve ürünün genel durumu, taşıma aracının temizliği, önceki yük kalıntısı, koku, nem ve haşere riski kontrol edilir. Tartım yöntemi, kantar kalibrasyonu, mühür numarası, numune alma ve yüklenen toplam miktar raporlanır. Dökme yüklerde gemi ambarının veya vagonun uygunluğu ayrıca değerlendirilir.

Tarım ürünlerinde fiyat; kalite, teslim dönemi, yükleme noktası, miktar toleransı ve navlun şartına bağlıdır. Ödeme planı, kalite sonucu ve sevkiyat belgeleriyle ilişkilendirilebilir. Gecikme, eksik miktar, kalite farkı ve reddedilen yük için uygulanacak hükümler sözleşmede açık olmalıdır.

RFCONS, ürün şartnamesinin hazırlanmasından tedarikçi ve stok kontrolüne; numune, analiz, yükleme gözetimi ve lojistik koordinasyona kadar süreci tek dosyada izler. Amaç yalnızca ürünü bulmak değil, sözleşmede tanımlanan ürünün doğru miktar ve belgelerle sevk edilmesini sağlamaktır.

Not: Tarım ürünlerinde izin, kota, kontrol, vergi ve belge şartları dönemsel olarak değişebilir. Her işlem ilgili kurumlar ve uzmanlar üzerinden güncel olarak teyit edilmelidir.