Rusya; geniş orman kaynakları, kereste işleme kapasitesi ve farklı kullanım alanlarına yönelik kontrplak üretimi nedeniyle ahşap ürünleri tedarikinde öne çıkar. Bununla birlikte kereste veya kontrplak siparişi yalnızca ürün adı, ölçü ve metreküp fiyatı üzerinden verilemez. Aynı isimle sunulan iki ürün; ağaç türü, kalite sınıfı, nem, tolerans, yapıştırıcı ve yüzey bakımından farklı sonuç verebilir.

Satın alma başlangıcında ürünün nerede kullanılacağı belirlenmeli ve kabul kriterleri yazılı hale getirilmelidir. Mobilya üretimi, inşaat kalıbı, ambalaj, iç mekân veya dış mekân kullanımının gerektirdiği özellikler aynı değildir.

• Ağaç türü ve mümkünse botanik adı
• Kalite sınıfı ve izin verilen kusurlar
• Kalınlık, genişlik, uzunluk ve ölçü toleransları
• Hedef nem oranı ve ölçüm yöntemi
• Biçilmiş, planyalı, zımparalı veya film kaplı yüzey seçimi
• Paket içeriği, bağlama ve hava koşullarına karşı koruma

Kerestede budak, çatlak, eğilme, dönme, reçine cebi, renk farkı ve mantar izi gibi kusurlar kaliteyi doğrudan etkiler. Nem oranı, ürünün kullanım yerindeki çalışmasını ve ölçü stabilitesini belirler. Bu nedenle numune kabulü kadar seri yükte rastgele nem ölçümü ve görsel sınıflandırma yapılması gerekir.

Metreküp hesabının hangi yöntemle yapıldığı da sözleşmede tanımlanmalıdır. Nominal ölçü, gerçek ölçü, paket listesi ve yükleme anındaki sayım birbirini doğrulamalıdır.

Kontrplak için ağaç türü, katman sayısı, levha ölçüsü, kalınlık toleransı, yüzey sınıfı ve yapıştırıcı tipi temel parametrelerdir. Film kaplı ürünlerde film gramajı, kenar koruması ve yüzey dayanımı ayrıca incelenir. Levhalarda katman boşluğu, ayrılma, kabarma ve kenar hasarı kabul kriterlerine bağlanmalıdır.

Menşe belgesi, paket listesi, fatura, taşıma belgesi ve sözleşmeye bağlı kalite belgeleri sevkiyat dosyasında bulunmalıdır. Ürünün cinsi ve işleme derecesine göre bitki sağlığı, fümigasyon veya diğer resmî kontroller gündeme gelebilir. Ahşabın yasal kaynağına ilişkin izlenebilirlik ve sertifikasyon beklentileri de müşteri ve pazar şartlarına göre siparişten önce belirlenmelidir.

Kontrol yalnızca fabrikanın gönderdiği fotoğraflara bırakılmamalıdır. Rastgele paketlerin açılması, ölçü ve nem kontrolü, adet veya hacim doğrulaması, işaretleme, ambalaj ve konteyner koşulları sevkiyat öncesinde kayda alınabilir. Konteynerin kuru, temiz ve kokusuz olması; yükün hareket etmeyecek şekilde sabitlenmesi gerekir.

Düşük fabrika fiyatı, uzun iç nakliye veya verimsiz yükleme nedeniyle avantajını kaybedebilir. Üretim tesisi ile çıkış noktası arasındaki mesafe, yükleme kapasitesi, rota, taşıma türü, gümrük giderleri ve finansman süresi toplam maliyete dâhil edilmelidir.

Proje; teknik şartnamenin netleştirilmesi, üretici araştırması, numune veya belge kontrolü, tekliflerin aynı teslim ve kalite şartlarında karşılaştırılması, sevkiyat öncesi denetim ve lojistik planlaması adımlarıyla yürütülür. Böylece satın alma kararı yalnızca ürün fiyatına değil, kabul edilebilir kalite ve toplam teslim maliyetine dayanır.

Not: Ahşap ürünlerine ilişkin gümrük, bitki sağlığı ve belge şartları ürün bazında ve işlem tarihinde güncel olarak teyit edilmelidir.