Rusya’dan ürün almak isteyen şirketler için en kritik konu yalnızca uygun fiyatı bulmak değildir. Teklif veren şirketin gerçekten faal olup olmadığı, sözleşmeyi imzalayan kişinin yetkisi, ürünün hangi tesiste üretileceği ve ödemenin doğru tüzel kişiye yapılıp yapılmadığı birlikte kontrol edilmelidir. Bu kontroller yapılmadan verilen siparişlerde teslimat gecikmesi, kalite uyuşmazlığı ve ödeme kaybı riski artar.

Tedarikçi doğrulaması tek bir belgeye bakılarak tamamlanmaz. Resmî kayıtlar, ticari belgeler, üretim kanıtları ve banka bilgileri birbiriyle karşılaştırılmalıdır.

Rusya’da şirketlerin temel kayıt bilgileri Federal Vergi Servisi tarafından tutulan EGRUL sisteminde yer alır. Tedarikçiden tam şirket unvanı, vergi numarası (INN), kayıt numarası (OGRN), kayıtlı adres ve genel müdür bilgisi istenmelidir. Elektronik sicil özeti alınarak şirketin aktif durumu, kuruluş tarihi, faaliyet kodları ve temsil yetkisi kontrol edilebilir.

• Teklifteki şirket unvanı ile sicildeki unvan aynı olmalıdır.
• Sözleşmeyi imzalayan kişi genel müdür değilse geçerli vekâletname görülmelidir.
• Fatura ve banka hesabı, sözleşmedeki tüzel kişiye ait olmalıdır.
• Kayıtlı faaliyet alanının sunulan ürünle makul biçimde ilişkili olması beklenir.

Bir şirketin üretici olduğunu söylemesi, ürünün kendi tesisinde üretildiğini kanıtlamaz. Fabrikanın açık adresi, üretim hattı fotoğrafları, kısa tesis videosu, makine listesi ve son üretim örnekleri talep edilmelidir. Gerekirse görüntülü tesis turu veya yerinde denetim yapılmalıdır.

Ticaret şirketiyle çalışmak tek başına olumsuz değildir. Ancak gerçek üreticinin kim olduğu, kalite sorumluluğunun kimde bulunduğu ve sevkiyat belgelerinin hangi şirket tarafından düzenleneceği baştan bilinmelidir.

Tedarikçinin ürünü geçmişte üretmiş olması, talep edilen teknik şartnameyi karşılayacağı anlamına gelmez. Teknik çizimler, malzeme sınıfı, toleranslar, test yöntemi, paketleme ve etiketleme şartları yazılı olarak teyit edilmelidir. Numune veya pilot üretim, seri siparişten önce en güçlü kontrol araçlarından biridir.

• Ürün kataloğu yerine talep edilen ürüne ait güncel teknik föy
• Varsa kalite yönetim sistemi ve ürün sertifikaları
• Benzer ürünlere ait analiz veya test raporları
• Aylık kapasite, minimum sipariş miktarı ve gerçek üretim süresi
• Hammadde kaynağı ve alt yüklenici kullanımı

Yeni kurulmuş veya sürekli adres ve yönetici değiştiren bir şirket için daha fazla kanıt istenmelidir. Tedarikçiden benzer ülkelere yaptığı sevkiyatlara ilişkin referanslar ve kişisel veriler kapatılmış belge örnekleri talep edilebilir. Açık kaynaklarda şirket adı, yönetici adı, dava ve icra kayıtları ile birlikte aranmalıdır. Yaptırım ve uyum kontrolleri de bankacılık ve taşıma sürecini etkileyebileceği için işlem öncesinde güncel olarak yapılmalıdır.

Banka bilgileri yalnızca e-posta üzerindeki proforma faturadan alınmamalıdır. Hesap sahibi şirket unvanı sözleşmeyle aynı olmalı; son dakika hesap değişiklikleri telefon veya önceden doğrulanmış ikinci bir iletişim kanalıyla teyit edilmelidir. Büyük tutarlı ilk siparişlerde peşin ödemenin tamamı yerine üretim ve kontrol aşamalarına bağlı ödeme planı tercih edilebilir.

Kontrol sonuçları şirket kaydı, yetki, üretim kapasitesi, kalite, ödeme ve lojistik başlıklarında tek dosyada toplanmalıdır. Belirsizlikler kapatılmadan sipariş onayı verilmemelidir. RFCONS, Rusya’daki tedarikçi araştırmasını yalnızca iletişim kurma aşaması olarak değil; resmî kayıt, teknik kapasite, sözleşme ve sevkiyat kontrollerinin birlikte yürütüldüğü bir satın alma süreci olarak ele alır.

Not: Şirket, yaptırım ve bankacılık kontrolleri işlem tarihindeki güncel resmî kaynaklar ve ilgili uzmanlar üzerinden teyit edilmelidir.