Çin’den ürün tedarik etmek, internette bir ürün bulup fiyat istemekten ibaret değildir. Aynı isimle sunulan iki ürünün hammaddesi, teknik toleransları, test yöntemi, paketlemesi ve kullanım ömrü farklı olabilir. Bu nedenle başarılı bir satın alma operasyonu; ihtiyacın tanımlanması, doğru üreticinin bulunması, numune ve üretim kontrolleri, sözleşme, lojistik ve ithalat mevzuatının tek süreç içinde yönetilmesini gerektirir.

En düşük birim fiyatı hedefleyen ancak toplam maliyeti ve teknik riski ölçmeyen alımlar; yeniden üretim, gecikme, gümrükte bekleme veya satış sonrası sorunlarla sonuçlanabilir. Doğru yaklaşım, ürünün Türkiye’de kullanıma veya satışa hazır biçimde teslim edilmesine kadar bütün maliyet ve sorumlulukları görünür hale getirmektir.

Üretici araştırmasına başlamadan önce ürünün yalnızca adı değil, kabul kriterleri yazılmalıdır. Teknik şartname ne kadar açık olursa teklifler o kadar karşılaştırılabilir olur. Şartname; çizim, ölçü, tolerans, malzeme sınıfı, renk, yüzey işlemi, fonksiyon, çalışma koşulu, test yöntemi, etiketleme ve paketleme bilgilerini içermelidir.

• Kullanım amacı ve hedef müşteri grubu
• Malzeme, ölçü, kapasite ve performans değerleri
• İstenen sertifika, test raporu ve ürün işaretleri
• Minimum sipariş miktarı ve yıllık satın alma tahmini
• Bireysel ambalaj, koli ve paletleme şartları
• Hedef teslim tarihi ve tercih edilen teslim şekli

GTİP ve ürün güvenliği gerekliliklerinin teklif aşamasında değerlendirilmesi önemlidir. Türkiye’de istenecek bir belge üretim tamamlandıktan sonra gündeme gelirse ürünün yeniden test edilmesi veya etiketlenmesi gerekebilir.

Çin’de aynı ürünü teklif eden şirketlerin bir bölümü doğrudan üretici, bir bölümü ticaret şirketi, bir bölümü ise üretim ve dış ticareti birlikte yürüten yapılardır. Ticaret şirketiyle çalışmak her durumda olumsuz değildir; ancak gerçek üretim tesisinin kim olduğu, kalite sorumluluğunun kimde bulunduğu ve sözleşmenin hangi tüzel kişiyle yapılacağı açık olmalıdır.

Teklifler yalnızca birim fiyat üzerinden karşılaştırılmamalıdır. Kalıp bedeli, numune, iç nakliye, ihracat ambalajı, test, belge, navlun, sigorta, vergi ve teslimat masrafları ayrı sütunlarda değerlendirilmelidir. Böylece EXW, FOB veya DDP teklifler aynı maliyet tabanına getirilebilir.

• Birim fiyat ve fiyatın geçerlilik süresi
• Minimum sipariş miktarı ve numune koşulları
• Üretim süresi ve günlük veya aylık kapasite
• Teslim şekli ve teslim noktası
• Ödeme planı ve para birimi
• Teknik şartnameye verilen yazılı cevaplar
• Garanti, yedek parça ve uygunsuzluk prosedürü

Tedarikçiden Çin işletme ruhsatı, Çince tam unvan, Birleşik Sosyal Kredi Kodu, kayıtlı adres, yasal temsilci ve faaliyet kapsamı istenmelidir. Bilgiler Çin’in Ulusal Kurumsal Kredi Bilgileri Kamu Sistemi gibi resmî kaynaklarla karşılaştırılmalıdır. Teklif, sözleşme, fatura ve banka hesabındaki şirket unvanları birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Üretim kapasitesi; katalog veya satış temsilcisinin beyanıyla değil, tesis adresi, makine parkı, üretim hattı, kalite ekibi, hammadde kaynağı ve benzer ürün kayıtlarıyla değerlendirilmelidir. Kritik siparişlerde video denetimi veya yerinde fabrika ziyareti yapılmalıdır.

Standart ürünlerde dahi seri siparişten önce numune görülmesi, yanlış anlaşılmaları önemli ölçüde azaltır. Özel üretimlerde yalnızca görsel numune yeterli değildir; ölçüm sonuçları, fonksiyon testleri ve kullanılan malzeme de doğrulanmalıdır. Onaylanan numune taraflarca referans numune olarak tanımlanmalı ve seri üretimin kabul kriterlerine bağlanmalıdır.

Kalıp veya özel komponent gerektiren projelerde pilot üretim yapılması önerilir. Pilot parti; üretilebilirlik, çevrim süresi, paketleme ve gerçek maliyet hakkında seri siparişten önce veri sağlar.

Proforma fatura tek başına kapsamlı bir satın alma sözleşmesinin yerini tutmaz. Ürün şartnamesi, çizimler, onaylı numune, üretim takvimi, kontrol yöntemi, kabul kriterleri, gecikme ve uygunsuzluk halinde uygulanacak işlemler sözleşmenin ekleri olmalıdır. Üreticinin alıcı onayı olmadan hammadde, alt tedarikçi veya ürün bileşeni değiştiremeyeceği açıkça yazılmalıdır.

Ödeme planı, kontrol noktalarıyla ilişkilendirilebilir. İlk siparişte bütün bedelin üretim başlamadan ödenmesi yerine; avans, üretim onayı, sevkiyat öncesi kontrol ve belge teslimi gibi aşamalara bağlı bir yapı riski azaltabilir.

Kalite kontrol yalnızca sevkiyat gününde koli saymak değildir. Kritik ürünlerde hammadde doğrulaması, üretim başlangıç kontrolü ve ara kontrol gerekebilir. Sevkiyat öncesi kontrolde ürün miktarı, görünüm, ölçü, fonksiyon, etiket, aksesuar, ambalaj ve koli bilgileri onaylı şartnameyle karşılaştırılmalıdır.

Kontrol sonucu yalnızca ‘uygun’ veya ‘uygun değil’ şeklinde verilmemelidir. Tespit edilen kusurlar fotoğraf, ölçüm ve adet bilgisiyle raporlanmalı; düzeltme ve yeniden kontrol kararı yazılı olarak alınmalıdır.

Taşıma yöntemi ürünün hacmine, ağırlığına, değerine, teslim süresine ve tehlikeli yük durumuna göre seçilir. Deniz, demir yolu, kara yolu ve hava yolu seçenekleri aynı ürün için farklı maliyet ve risk profilleri oluşturur. Lityum batarya içeren ürünlerde taşıma belgeleri ve taşıyıcı kabul koşulları ayrıca kontrol edilmelidir.

Türkiye’de ithalat vergileri, gerekli izinler ve ürün güvenliği denetimleri ürünün GTİP’ine ve teknik niteliğine göre değişir. Bu nedenle ticari fatura, paketleme listesi, menşe belgesi, konşimento veya taşıma belgesi, test raporları ve uygunluk belgeleri sevkiyat öncesinde kontrol edilmelidir.

Doğru tedarikçi her zaman en düşük fiyatı veren şirket değildir. Teknik uyum, iletişim disiplini, değişiklik kontrolü, kapasite, belge yeterliliği, teslim süresi ve toplam maliyet birlikte değerlendirilmelidir. RFCONS, Guangzhou’daki operasyon yapısıyla üretici araştırmasından kalite kontrol ve sevkiyata kadar Çin satın alma sürecini tek merkezden yönetir.

Not: Vergi, ürün güvenliği ve ithalat belgeleri ürünün güncel GTİP’i ve işlem tarihindeki mevzuat üzerinden gümrük ve uygunluk uzmanlarıyla teyit edilmelidir.