Çin’de bir tedarikçi bulmak kolaydır; tedarikçinin gerçekten kim olduğunu, ürünü hangi tesiste ürettiğini ve siparişi söz verdiği şartlarda teslim edip edemeyeceğini doğrulamak ise ayrı bir satın alma çalışmasıdır. İnternet sitesi, fuar standı veya pazar yeri profili tek başına şirketin üretici olduğunu kanıtlamaz.

Doğrulama işlemi resmî şirket kaydıyla başlar; fabrika, teknik kapasite, kalite sistemi, banka bilgileri ve ticari davranış kontrolleriyle tamamlanır. Bu alanlardan yalnızca birinin olumlu olması sipariş için yeterli değildir.

Tedarikçiden güncel Çin işletme ruhsatının renkli kopyası istenmelidir. Ruhsatta Çince şirket unvanı, Birleşik Sosyal Kredi Kodu, şirket türü, yasal temsilci, kuruluş tarihi, kayıtlı adres ve faaliyet kapsamı yer alır. İngilizce ticari isimler resmî unvan değildir ve farklı şirketler benzer İngilizce isimler kullanabilir.

Şirket bilgileri Çin’in Ulusal Kurumsal Kredi Bilgileri Kamu Sistemi üzerinden Çince unvan veya kredi koduyla kontrol edilebilir. Şirketin aktif durumu, faaliyet kapsamı ve olağandışı işletme listeleri incelenmelidir. Kayıtlı bilgiler teklif ve sözleşmedeki bilgilerle eşleşmiyorsa açıklama istenmelidir.

Ticaret şirketleri birden fazla fabrikadan ürün temin edebilir ve ihracat işlemlerini iyi yönetebilir. Bu yapı bazı alımlarda avantajlı olabilir. Ancak satın alma kararı verilirken gerçek üreticinin adı, fabrika adresi, üretim sorumluluğu ve kalite kontrol yetkisi bilinmelidir.

• İşletme ruhsatındaki faaliyet kapsamının üretimi içermesi
• Kayıtlı veya fiilî tesis adresi
• Üretim hatları ve makine listesi
• Hammadde, yarı mamul ve bitmiş ürün alanları
• Kalite laboratuvarı ve ölçüm ekipmanları
• Üretim çalışanları ve vardiya düzeni
• Benzer ürünlere ait güncel üretim kayıtları

Hazır video veya fotoğraflar yerine canlı görüntülü tesis turu istenebilir. Büyük, özel veya düzenli siparişlerde yerinde fabrika denetimi daha güvenilir sonuç verir.

Bir fabrikanın belirli bir ürünü üretebilmesi, sizin şartnamenizi istenen miktar ve sürede üretebileceği anlamına gelmez. Mevcut sipariş yükü, günlük kapasite, kritik makinelerin sayısı, kalıp durumu, hammadde tedarik süresi ve alt yüklenici kullanımı sorgulanmalıdır.

Tedarikçiye katalogdaki standart sorular yerine doğrudan şartname üzerinden sorular yöneltilmelidir. Malzeme sınıfı, tolerans, test yöntemi veya paketleme konularında net cevap veremeyen satış ekibi, üretim ekibiyle teknik toplantıya alınmalıdır.

Bir sertifikanın bulunması, sipariş edilen ürünün sertifika kapsamında olduğu anlamına gelmez. Belgedeki üretici unvanı, tesis adresi, ürün modeli, standart sürümü, düzenleyen kuruluş, geçerlilik tarihi ve ek model listesi kontrol edilmelidir. Test raporundaki numune ile sipariş edilen ürünün bileşenleri değişmişse rapor geçerli olmayabilir.

• Belge numarasını düzenleyen kuruluşun sisteminden doğrulayın.
• Rapordaki üretici ve model bilgisini ürün etiketiyle karşılaştırın.
• Yalnızca ilk sayfa veya logo görüntüsüyle yetinmeyin.
• İstenen pazar ve kullanım alanına uygun standart sürümünü teyit edin.
• Sertifikanın ticaret şirketine değil gerçek üretim tesisine ait olup olmadığını kontrol edin.

Numune onayı, tedarikçi doğrulamasının teknik bölümüdür. Numunenin ölçüm ve test sonuçları kayıt altına alınmalı, kritik bileşenleri tanımlanmalı ve referans numune olarak saklanmalıdır. Seri üretimde kullanılacak malzeme veya bileşenlerin numuneden farklı olması ancak yazılı alıcı onayıyla mümkün olmalıdır.

Özel ürünlerde numunenin elle hazırlanmış olması seri üretim kabiliyetini göstermeyebilir. Bu nedenle pilot parti veya üretim başlangıç kontrolü yapılması gerekebilir.

Ödeme yapılacak hesap sahibinin unvanı sözleşmedeki şirketle aynı olmalıdır. Farklı şirket veya şahıs hesabına ödeme talebi, grup şirketi açıklaması yapılsa dahi belgeyle doğrulanmalıdır. Son dakika banka değişiklikleri yalnızca e-postayla kabul edilmemeli; önceden doğrulanmış ikinci bir kanal üzerinden teyit edilmelidir.

İlk siparişte ödeme planının üretim ve kontrol aşamalarına bağlanması, tedarikçinin performansı görülmeden bütün riskin alıcıya geçmesini engeller. Banka masrafı, para birimi ve kur farkı da sözleşmede açık olmalıdır.

• Çince şirket unvanı veya ruhsat paylaşmaktan kaçınma
• Sürekli değişen şirket, fatura veya banka bilgileri
• Piyasanın belirgin biçimde altında ve açıklanamayan fiyat
• Fabrika adresini veya gerçek üreticiyi gizleme
• Sertifikanın yalnızca ekran görüntüsünü gönderme
• Numune ile teknik belgeler arasında model uyuşmazlığı
• Kontrol veya video görüşmesi talebine direnç
• Üretim başlamadan ödemenin tamamını isteme

Tek bir kırmızı bayrak her zaman dolandırıcılık anlamına gelmez; ancak açıklanmayan tutarsızlıklar bir araya geldiğinde sipariş durdurulmalıdır.

Sipariş onayından önce şirket kaydı, fabrika, teknik kapasite, sertifikalar, numune, banka ve ticari şartlar tek bir değerlendirme dosyasında toplanmalıdır. RFCONS, Guangzhou’daki saha yapısıyla tedarikçiyi yalnızca uzaktan iletişim bilgileri üzerinden değil; resmî kayıt, üretim kapasitesi ve ürün gereklilikleri birlikte ele alınarak doğrular.

Not: Resmî kayıtlar ve sertifikalar kontrol tarihindeki durumları gösterir. Uzun süreli tedarik ilişkilerinde doğrulama belirli aralıklarla yenilenmelidir.