Çin’den yapılan satın almalarda sevkiyat öncesi kalite kontrol, ürünler fabrikadan ayrılmadan önce teknik şartnameye uygunluğu doğrulamak için kullanılan son kontrol noktasıdır. Bu kontrol yapılmadığında uygunsuzluk ancak Türkiye’de, taşıma ve ithalat maliyetleri ödendikten sonra fark edilebilir.

Etkili bir kontrol; rastgele birkaç kutuyu açıp fotoğraf çekmek değildir. Onaylı şartname, referans numune, kusur sınıfları, örnekleme planı, test yöntemi ve karar kuralları sipariş verilmeden önce tanımlanmalıdır.

Kontrol ekibinin hangi ürünün uygun olduğunu belirleyebilmesi için yazılı kabul kriterlerine ihtiyacı vardır. Sipariş formu veya genel katalog tek başına yeterli değildir. Kontrol dosyasında ürün çizimi, ölçü ve toleranslar, malzeme, renk standardı, fonksiyon, aksesuarlar, etiket, ambalaj ve koli işaretleri bulunmalıdır.

• Onaylı teknik şartname ve çizimler
• Referans veya ‘golden sample’ numune bilgisi
• Kritik, önemli ve küçük kusur tanımları
• Uygulanacak örnekleme seviyesi ve kabul sınırları
• Sahada yapılacak fonksiyon ve güvenlik testleri
• Paketleme, barkod ve sevkiyat işaretleri
• Kontrol sonucu için geçer, beklet veya reddet kuralları

Sevkiyat öncesi kontrol genellikle siparişin tamamı üretilip ürünlerin büyük bölümü paketlendiğinde yapılır. Üretim henüz bitmemişse seçilen numuneler partinin tamamını temsil etmeyebilir. Fabrikadan bitmiş miktar, paketlenmiş miktar, toplam koli sayısı ve sevkiyata hazır tarih yazılı olarak alınmalıdır.

Kritik ürünlerde yalnızca son kontrol yeterli olmayabilir. Hammadde kontrolü, üretim başlangıç kontrolü veya ara üretim kontrolüyle hatanın bütün partiye yayılması önlenebilir.

Bütün ürünlerin tek tek kontrol edilmesi her siparişte ekonomik değildir. Bu nedenle partiden rastgele numune seçilerek kabul örneklemesi uygulanabilir. ISO 2859-1:2026, partilerin nitel özelliklere göre muayenesinde AQL ile indekslenen örnekleme planlarını tanımlar.

AQL bir kalite garantisi veya izin verilen kusurlu ürün yüzdesinin basit karşılığı değildir. Parti büyüklüğü, kontrol seviyesi, kusur sınıfı ve kabul-red sayıları birlikte kullanılmalıdır. Kritik güvenlik özellikleri için örnekleme yerine yüzde yüz kontrol veya özel test gerekebilir.

• Kritik kusur: Kullanıcı güvenliğini, yasal uygunluğu veya temel fonksiyonu ciddi biçimde etkileyen kusur
• Önemli kusur: Ürünün normal kullanımını, satışını veya dayanıklılığını belirgin biçimde etkileyen kusur
• Küçük kusur: Temel fonksiyonu etkilemeyen, sınırlı görsel veya işçilik kusuru

Kontrolün ilk aşamasında ürün modeli, sipariş numarası, koli sayısı ve toplam miktar doğrulanır. Karışık model veya renk içeren siparişlerde her varyant ayrı sayılmalıdır. Ürün etiketi, seri numarası, barkod ve koli işaretleri sipariş belgeleriyle karşılaştırılmalıdır.

Görsel incelemede yüzey, renk, işçilik, montaj, koku, kir, deformasyon ve eksik parça değerlendirilir. Ölçü kontrolü kalibre edilmiş ekipmanla ve şartnamedeki toleranslara göre yapılmalıdır. Fonksiyon testi ürünün gerçek kullanımını mümkün olduğunca temsil etmelidir.

• Ana ölçüler, ağırlık ve toleranslar
• Malzeme veya kaplama göstergeleri
• Çalıştırma, yük, sızdırmazlık veya dayanım testi
• Elektrikli ürünlerde temel fonksiyon ve güvenlik kontrolleri
• Aksesuar, kullanım kılavuzu ve yedek parçalar
• Logo, renk, baskı, uyarı ve dil doğruluğu

Laboratuvar gerektiren kimyasal, elektriksel veya mekanik testler fabrika sahasında yapılan basit fonksiyon kontrolünün yerine geçmez. Gerekli olduğunda akredite laboratuvar raporu ayrıca doğrulanmalıdır.

Ürün uygun olsa bile yetersiz ambalaj taşıma sırasında hasara yol açabilir. İç ambalaj, koruyucu malzeme, koli mukavemeti, nem koruması, palet, köşe koruyucu ve bağlama yöntemi taşıma rotasına göre kontrol edilmelidir. Koli ölçüsü ve brüt-net ağırlık bilgileri paketleme listesiyle uyumlu olmalıdır.

Kırılabilir, hassas, ağır veya tehlikeli ürünlerde ambalaj standardı sözleşmede ayrıca tanımlanmalıdır. Taşıma etiketi, yön işareti ve gerekli tehlikeli yük işaretleri kontrol edilmelidir.

İyi bir rapor; kontrol edilen numune sayısını, kullanılan ekipmanı, sonuçları, kusur adetlerini, fotoğrafları ve ölçüm tablolarını içerir. Genel fabrika fotoğrafları veya yalnızca ‘ürünler iyi’ ifadesi satın alma kararı için yeterli değildir.

• Geçer: Tanımlı kabul kriterleri karşılanmıştır.
• Beklet: Belge, küçük düzeltme veya ek test tamamlanmadan sevkiyat onayı verilmez.
• Reddet: Kusur sayısı veya kritik uygunsuzluk kabul sınırını aşmıştır. Düzeltme ve yeniden kontrol gerekir.

Sevkiyat öncesi kalite kontrol, doğru ürünlerin doğru konteynere yüklendiğini her zaman kanıtlamaz. Yükleme denetiminde konteyner durumu, konteyner numarası, mühür, koli sayısı, istifleme, nem önlemleri ve yükleme fotoğrafları kayıt altına alınır. Değerli, hassas veya karışık yüklerde bu aşama ayrıca planlanmalıdır.

RFCONS, Guangzhou’daki operasyon ekibiyle üretim takibi, sevkiyat öncesi kontrol ve yükleme doğrulamasını satın alma sürecinin birbirine bağlı aşamaları olarak yönetir.

Not: Uygulanacak örnekleme standardı, test yöntemi ve kabul kriterleri ürünün riskine ve sözleşmeye göre uzman kişiler tarafından belirlenmelidir.